にこぽ
まずは、下書きを作って自分で確かめる
メールは相手・用件・伝えたい事実を渡し、まず下書きだけを作ってもらいます。すでに文章があるなら「事実を変えず、丁寧に整えて」と添えます。AIに送信まで任せる手順ではありません。
「いい感じのメール」より、「読書会の参加者へ、会場変更を短く知らせたい」のように、誰に何を伝えるかを一つに絞りましょう。
できあがるもののイメージ
手元に残すのは、件名・本文・確認が必要な箇所です。案内文なら、何が変わったかを先に書き、日時などの未定事項は［確認］に残します。きれいな文より、相手が用件を読み取れることを目指します。
試す手順は3ステップ
使えるチャットAIを開き、新しい会話の入力欄を用意します。画面の開き方が分からない人は、AIとの最初の会話から始めてください。このページの手順はチャットで下書きを作るもので、外部サービスの操作を任せるものではありません。
- 材料を用意する。相手の立場、用件、決まっている内容、長さをメモします。実名やメールアドレスは不要です。
- コピーして書き換え、AIに依頼する。下のプロンプトを入力欄に貼り、[相手]などを安全な材料に置換します。不明な日時は「未定」と書き、AIチャットの入力欄にある送信ボタンで下書きを依頼します。これはメールの送信ではありません。
- 元のメモと比べて直す。用件が抜けていないか確認し、「もっと短く」など一つずつ追加で頼みます。使う文は自分で選び、宛先などの確認後にメールソフトへ移します。
コピーして使うお願い文
下のお願い文をコピーし、[ ]・［ ］の入力欄を自分の材料に置き換えます。最初は、次の説明用の入力例にある架空の材料で試してもかまいません。
次の要件で、[相手]に送るメールの下書きを作ってください。 用件：[用件] 伝えたいこと：[内容] 長さ：[目安] 事実を追加せず、日時・金額・固有名詞が不明なら［確認］と残してください。丁寧だが回りくどくない日本語にしてください。
同じお願い文はプロンプト集の「やさしいメールの下書き」にもあります。
入力・出力の例（説明用の作例）
以下は説明用の架空の作例で、実際のAI出力・性能の実測ではありません。同じ文を送っても同じ返答になるとは限りません。
入力例（実測ではありません）
説明用の作例・実測ではない入力です。相手：読書会の参加者／用件：次回の案内／内容：会場を市民センターへ変更、日時と部屋番号は未定／長さ：120字以内。
出力例（実測ではありません）
説明用の作例・実測ではない出力です。 件名：次回の読書会：会場変更のお知らせ 読書会の参加者のみなさまへ。次回の会場は市民センターに変更になりました。日時：［確認］、部屋番号：［確認］です。お出かけ前にご確認ください。
ここを自分で確認する
会場変更だけが決まっているので、日時と部屋番号を勝手に埋めないことが大切です。例の［確認］は送信できる状態ではありません。分からない項目は担当者に確認するか、相手に伝えてよい「未定」という表現に直します。
うまくいかないときの直し方
- 回りくどい：「用件を最初に、本文を120字以内で」と頼み直します。
- 親しすぎる・堅すぎる：相手との関係を実名なしで説明し、「落ち着いた敬語に」と指定します。
- 約束が増えた：「原文にない対応期限やお詫びの理由は削除して」と返し、削除を自分で確認します。
そのまま追加送信する例：「この下書きを、もう少し親しみやすい言葉に直してください。日時と部屋番号の［確認］は残してください。」件名を3案にする、箇条書きを使う、など一つずつ直す点を伝えます。
使う前に確認すること
練習には秘密を含まない架空の情報を使います。個人情報・機密・公開前の仕事の資料は、そのまま入力しません。業務なら組織のルールと許可を先に確認し、迷う材料は入力せず担当者に相談します。仕事でAIを使う前の確認も参照してください。
利用するサービスのデータ設定も確認します。たとえばChatGPTの公式案内では、学習への利用と会話履歴の扱いは別です。設定を変えることと、その資料を入力してよいことを混同しないでください。入力前・出力後の安全確認を先に決めておきましょう。
- メールソフト側で宛先・CC・添付ファイルを確認する。AIには正しい送り先を判断させない。
- 敬称、名前、日時、場所、金額を元の情報と照合する。
- [相手]などの置換漏れや［確認］を残したまま送らない。不明なことを確定したように書かない。
- 重要な約束や業務の連絡は、必要な承認を得てから自分で送信する。
次に試す小さな一歩
今日は架空の案内を一つ作り、元のメモと比べてみましょう。長い材料から用件を絞りたいなら長文を要約する方法、すでにある文の言い回しだけを直すなら文章を整えるガイドへ進めます。